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Kit d'accueil de séminaire : que mettre dedans ?
La composition d'un kit d'accueil de séminaire utile et sans gaspillage, avec une version « Pays basque » autour d'une paire d'espadrilles.
Mis à jour le
Un bon kit d'accueil de séminaire contient ce dont les participants ont besoin dès leur arrivée (programme, plan, badge, contacts utiles), un objet qu'ils garderont, et rien de superflu. La version « Pays basque » remplace la pile de goodies par un seul objet fort : une paire d'espadrilles à la bonne pointure, utile pendant le séminaire et après.
La base : l'essentiel pratique
| Élément | Pourquoi |
|---|---|
| Programme imprimé ou lien vers la version en ligne | Savoir où être et quand |
| Badge nominatif | Faciliter les échanges |
| Plan du lieu et des salles | Gagner du temps à l'arrivée |
| Contacts de l'équipe d'organisation | Joindre quelqu'un en cas de besoin |
| Informations pratiques | Wi-Fi, horaires des navettes, repas, consignes de sécurité |
| Gourde ou verre réutilisable | Remplacer les bouteilles jetables |
La gourde n'est pas un détail : le site du ministère chargé de l'écologie rappelle que la distribution gratuite de bouteilles en plastique est interdite depuis 2021 dans les entreprises et dans les établissements recevant du public.
La touche basque : un seul objet fort
Une paire d'espadrilles fonctionne bien dans un kit d'été parce qu'elle sert tout de suite : pour la soirée, la balade en bord de mer ou l'activité en extérieur. Elle suppose trois précautions :
- La pointure de chacun, demandée dans le formulaire d'inscription.
- Une étiquette au nom du participant, pour éviter le tri des tailles le jour J.
- Un logo discret, ou pas de logo du tout, pour que la paire soit portée ensuite.
Si vous faites marquer les paires, retenez qu'elles entrent dans la filière de recyclage des textiles et chaussures : l'éco-organisme Refashion précise que les dons « dans un cadre d'évènement professionnel ou publicitaire » sont concernés. Demandez à votre fournisseur qui s'occupe de la déclaration.
Les compléments utiles
- Un mot d'accueil de la direction, court.
- Une carte des lieux à voir à proximité, pour le temps libre.
- Un produit local de petit format, si le lieu le permet.
- Une pochette réutilisable pour regrouper le tout.
Ce qu'on peut supprimer sans regret
- Les stylos et blocs-notes en double (les participants viennent avec les leurs).
- Les plaquettes commerciales imprimées : un lien suffit.
- Les objets à piles ou gadgets électroniques à faible durée de vie.
- Les emballages individuels de chaque objet.
Le calendrier du kit
| Échéance | Action |
|---|---|
| Ouverture des inscriptions | Pointure demandée dans le formulaire |
| Clôture des inscriptions | Commande des objets personnalisés |
| Deux semaines avant | Réception, contrôle, étiquetage |
| Veille du séminaire | Assemblage des kits par ordre alphabétique |
| Jour J | Remise à l'accueil, avec une réserve de tailles pour les imprévus |
Le reste du calendrier est détaillé dans le rétroplanning. Pour la tenue qui accompagne les espadrilles, voyez le dress code d'été.
Questions fréquentes
Peut-on mettre une petite bouteille d'eau en plastique dans le kit ?
Le site du ministère chargé de l'écologie indique que la distribution gratuite de bouteilles en plastique est interdite depuis 2021 dans les entreprises et les établissements recevant du public. Préférez une gourde ou des points d'eau.
Quand préparer le kit ?
Dès que la liste des participants est arrêtée. Pour un objet à la taille de chacun, comme des espadrilles, la pointure doit être recueillie à l'inscription.
Sources
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