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Formulaire d'inscription à un séminaire : les questions
Les questions à poser dans un formulaire d'inscription de séminaire (repas, accessibilité, transport, pointure) et celles qu'il vaut mieux éviter.
Mis à jour le
Un bon formulaire d'inscription de séminaire pose seulement les questions dont l'organisation a besoin : identité et contact, présence aux différents temps, besoins alimentaires, besoins d'accessibilité, transport et hébergement, et, si vous offrez un objet à la taille de chacun, la pointure ou la taille. Chaque question doit servir à une décision concrète ; les autres sont à supprimer.
Les questions indispensables
| Question | Ce qu'elle permet de faire |
|---|---|
| Nom, prénom, service, adresse électronique | Badges, envois, relances |
| Présence à chaque temps (jour 1, jour 2, dîner, activité) | Commander les repas et dimensionner les activités |
| Régime ou allergie alimentaire | Prévenir le traiteur |
| Besoin d'aménagement (mobilité, audition, vue, autre) | Adapter lieux et activités |
| Mode d'arrivée et horaire | Organiser navettes et accueil |
| Hébergement souhaité ou non | Bloquer les chambres |
| Contact en cas d'urgence (facultatif) | Réagir en cas de problème |
Les questions liées aux objets et activités
- Pointure habituelle, en taille européenne, si des espadrilles sont offertes dans le kit d'accueil. Ajoutez « si vous hésitez entre deux pointures, indiquez les deux ».
- Choix d'activité quand plusieurs sont proposées en parallèle, par exemple visite d'atelier ou découverte de la pelote.
- Niveau d'effort accepté pour une activité physique, sans demander de justification médicale.
Les questions à éviter
- Les questions de santé détaillées : demandez seulement s'il existe un besoin d'aménagement, et proposez un échange individuel.
- La date de naissance, l'adresse personnelle, le numéro de sécurité sociale : ils ne servent à rien pour un séminaire.
- Les questions ouvertes du type « Avez-vous des remarques ? » en tête de formulaire : placez-les à la fin.
Les réponses sont des données personnelles : limitez-vous au nécessaire, dites à quoi elles servent et supprimez-les quand le séminaire est terminé.
La question d'accessibilité, bien formulée
Plutôt que « Avez-vous un handicap ? », écrivez : « Avez-vous besoin d'un aménagement pour participer pleinement (accès, déplacements, interprétation, autre) ? Si oui, l'équipe d'organisation vous contactera. » Les réponses vous aident à choisir les activités : l'atelier Armaïté, à Idaux-Mendy, indique par exemple une visite accessible aux personnes à mobilité réduite, et la Fédération française de pelote basque présente un programme « Handipelote ». Voir séminaire accessible.
Exemple de bloc « pointure »
« Une paire d'espadrilles vous sera remise à l'accueil. Votre pointure habituelle (taille européenne) : [ ] Si vous hésitez, seconde pointure possible : [ ] Je ne souhaite pas recevoir de paire : [ ] »
La dernière case évite de commander des paires qui ne seront jamais portées.
Les réglages du formulaire
- Date de clôture affichée en haut, alignée sur le rétroplanning.
- Accusé de réception automatique avec le récapitulatif des réponses.
- Possibilité de modifier ses réponses jusqu'à la clôture.
- Une seule personne chargée d'exporter et de transmettre la liste au fournisseur et au traiteur.
Questions fréquentes
Faut-il demander la pointure dans le formulaire d'inscription ?
Seulement si vous offrez des chaussures, comme des espadrilles, ou si une activité demande un équipement à la taille. Dans ce cas, demandez-la dès l'inscription pour éviter une relance générale.
Peut-on rendre toutes les questions obligatoires ?
Mieux vaut limiter les questions obligatoires à celles sans lesquelles l'organisation est impossible : identité, présence aux temps forts, besoins d'accessibilité éventuels.
Sources
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